FAXでアポイント取り！トラブルが勃発した事例

最近FAX使っていますか？

わたしはたまに使用します。医師へのアポイント申請とアポイント返事受け取りなど、担当病院とのやり取りに使用しています。

15年ほどMRをやっていますが、FAXでアポイントのやり取りをするのは・・・初めてです。

15年前でもアポイントのやり取りはメールで行っていました。

後輩MRの山田君（仮名）がFAXアポイント先とトラブルになりました。

そりゃそのリスクあるよ！って感じです。

アポイント取得方法

今回トラブルがあった施設はアポイント制を採用している基幹病院です。

この施設のアポイントの取得方法は３つです。

MRが医師のアポイントを電話で取得するケースはそれほど多くはないと多います。

特にコロナで医師に電話が多くなり、電話交換や秘書でブロックをかけている施設も多くあります。

余談ですが、医療関係者を名乗り医師への保険や投資の営業電話をする人もおり、誤った医師に電話を繋いだらかなりの叱責を受けた電話交換担当者の実話があります。

基本は2番のメールでやり取りになると思いますが、医師の中にはMRとのメールやり取りを好まない方もいます。

そんな場合は3番の医局秘書を通じてのアポイント取得になります。

この秘書を通じてのアポイント取得ですが、郵送または直接秘書へ申請用紙を提出し、その後FAXで返事があります。

個人的にはもうこの時点で違和感しかありません・・・。

トラブルの内容と原因

山田君は今回この施設とアポイントを巡ってトラブルがあった。

経緯はこうです。

山田君はアポイント申請用紙を医局秘書に提出したが、返事のFAXが来ず時間がもらえないものと認識していた。

しかし、候補日の1番遅い日程の前日にFAXで返事が返ってきていた。

それを知らず当日を迎えて、結果的にアポイントをすっぽかす形になってしまった。

現在、コロナの影響で在宅勤務が中心となっています。

FAXをタイムリーに確認できない状況下で起きたトラブル事例です。

山田君はFAXが返ってくる可能性があるのであれば、候補日・候補時間の直前には確認のため出社すべきでした。

この点は山田君に落ち度があります。

本事例に対するわたしの意見

ここからはわたしの意見です。

そもそもFAXでやり取りをする仕組みを使っている施設にも問題があります。

100%申請に対してFAXで返事をするのであれば、山田君をはじめ担当MRは必ずFAXをこまめにチェックするでしょう。

しかし、アポイント申請の返事を返したり返さなかったします。中にはアポイント不可の返事を下さる医師もいらっしゃいますが、稀です。

医師とMRの付き合いもビジネスです。

秘書をハブとするアポイントの仕組みであれば、不可の際も何らかの形で秘書から返事があるべきでしょうか？

まとめ

結果として山田君がアポイントをすっぽかしした形になったトラブルでした。

山田君にも落ち度はありますが、FAXが未だに使われているのも疑問です。　

コロナ禍で在宅勤務や出社制限、デジタルシフトは当然の流れにも関わらず・・・。

申請用紙の直接提出やFAXでの返事は20年前のことを言っているのかとハテナマークが頭の中に乱発しました。

FAXはポケベルの様に完全に早く失くなっても全く世の中に支障はありません。印鑑と同様にFAXについての改革も早急に進むことを期待します。